Définition : la chaîne documentaire c’est « l’ensemble des opérations successives du travail technique (hors aspects managériaux) du documentaliste. Ces opérations sont dans l’ordre des opérations d’entrée (input) […] et des opérations de sortie (output) » (Dictionnaire encyclopédique des sciences de l’information et de la communication. Cf. bibliographie)
Une notion fondamentale du métier de documentaliste donc a fortiori de celui d’enseignant-documentaliste. En effet, sa mission pédagogique repose en grande partie sur la bonne gestion de sa chaîne documentaire.
1. La collecte
11. Analyse des besoins
Dans sa politique d’enrichissement du fonds, l’enseignant-documentaliste doit veiller notamment à la constante adéquation de celui-ci avec les besoins de ses utilisateurs.
Il s’efforce donc d’adapter son fonds à différents critères : contenu des enseignements dispensés et sujets étudiés, niveau des élèves, projet d’établissement, moyens matériels et humains dont il dispose, contexte local et ressources qu’il propose, actualité.
L’analyse des besoins est donc incontournable pour une bonne politique d’acquisition. Mais il existe différentes méthodes pour cela :
- des méthodes directes impliquant l’usager : l’entretien, le cahier de suggestions ou la boîte à idées, le comité de lecture, les enquêtes ou questionnaires destinés aux utilisateurs du CDI (élèves ou professeurs)
- des méthodes « indirectes » qui ne reposent pas sur la seule intervention des usagers : les statistiques de prêt, l’observation directe des besoins (exprimés ou non) des usagers, la connaissance des programmes, des actions en cours, des temps forts de l’année, des goûts et des niveaux, le repérage des acquisitions potentielles chez le libraire, dans les médias spécialisés (revues littéraires, professionnelles, bases de données, sites d’éditeurs,…)
12. Gestion des commandes
Tous les éléments précédents entrent en compte dans la politique d’acquisition qui dépend aussi du responsable, du public et du budget.
L’élaboration d’une commande passe :
- D’abord par la recherche des références dans différents outils (catalogues d’éditeurs, banques de données, sites Internet, revues professionnelles) ou en s’adressant directement à son (ses) libraire(s) ou fournisseur(s) (réduction intéressante)
- Puis la sélection des références selon budget et public
- Enfin, rédaction de la commande avec liste de toutes les références et transmission de l’original à l’agent comptable et au chef d’établissement pour signatures (copie gardée au CDI).
13. Acquisition
Le bulletinage
Pointer l’arrivée régulière et constante des abonnements choisis
La gestion de l’arrivée dans le fonds d’acquisitions non choisies et non facturées : dons, commandes de professeurs sur leurs crédits, certains manuels scolaires offerts par les éditeurs
2. Le traitement
21. Le traitement physique
Le traitement physique du document commence dès son arrivée au CDI. La première étape est de lui attribuer un numéro d’inventaire qui servira à l’identifier tout au long de sa vie dans l’établissement.
Avec BCDI, les numéros d’inventaire et d’exemplaire sont attribués automatiquement au moment de la création du document dans la base de données.
Le document est ensuite estampillé, il reçoit un coup de tampon qui l’identifie comme la propriété de l’établissement.
Puis, le document est équipé. Il s’agit d’actions destinées à protéger le document. En général, cela commence par la couverture, s’il s’agit d’un document papier ; puis il est équipé contre le vol (les protections les plus utilisées sont les bandes magnétiques glissées dans les documents)
Et enfin pour le prêt : on lui attribue un code barre si le CDI est équipé d’une douchette mais, dans les CDI moins équipés, le numéro d’exemplaire sert d’identification pour le prêt.
22. Le traitement intellectuel
Le traitement intellectuel du document se fait en 2 étapes : le catalogage et l’indexation, en parallèle avec le traitement physique.
Le catalogage est grossièrement la description du contenant, des caractéristiques extérieures d’un document, qui permet, en suivant des règles de transcriptions normalisées, de constituer une notice bibliographique.
Il sert à identifier un document. La catalogage est souvent effectué en format MARC (MAchine Readable Cataloging), succession de champs de données.
La description bibliographique suit deux normes principales : la norme ISBD fixée par l’IFLA en 1973 qui est internationale et les normes AFNOR Z44 … utilisées en France.
L’indexation est le traitement du contenu du document. Elle consiste à donner une représentation du contenu du document à l’aide de mots-clés afin de se substituer partiellement au résumé ou à une analyse complète du document.
L’indexation se fait à travers des langages documentaires normalisés et hiérarchisés, les thesaurus et classifications.
L’indexation est facilitée également par la mutualisation des notices et l’abonnement à des services d’indexation tel que les mémonotices fournies par le CRDP de Poitiers.
Une fois ces étapes franchies, le document se retrouve sur les étagères. Dans un premier temps, il peut être mis en valeur dans un emplacement différencié puis il rejoint les autres ouvrages du même thème sur les étagères.
Pour le retrouver plus facilement, l’enseignant documentaliste lui attribue une cotation, adresse, numérique selon les classifications Dewey (fortement recommandée) ou CDU. Le document peut également être l’objet d’une diffusion plus large.
3. La diffusion de l’information
Étape ultime de la chaîne documentaire. Il s’agit de porter à la connaissance d’un maximum d’usagers des documents récemment parus.
La diffusion peut être de deux types : générale ou sélective.
31. Diffusion générale et sélective
La diffusion générale de l’information passe par des systèmes d’information généralistes destinés à être vu du plus grand nombre. Dans les CDI, cela passe par des messages grand format sur des panneaux d’affichage ou encore les vitres du CDI; ou en petit format sur les écrans d’ordinateurs ou par mail à tous les membres de l’établissement.
Elle est le mode de diffusion privilégié car elle demande un effort moindre comparé à
Elle peut être à l’initiative de l’enseignant-documentaliste ou à la demande spécifique de l’utilisateur. Elle se développe énormément actuellement mais demande un grand travail de profilage des usagers du CDI ainsi qu’une veille constante.
32. Les produits et services documentaires
La diffusion de l’information amène également à la réalisation de produits documentaires, documents secondaires, élémentaires ou élaborés, destinés à faciliter le repérage de l’information et à susciter la demande de documents.
Les produits documentaires sont « définis par le service de documentation en fonction des demandes des utilisateurs [qui] sont les déclencheurs des produits à élaborer », réalisés sous forme de documents secondaires
Les documents secondaires : donnent une information de nature signalétique (et/ou analytique) sur un document primaire. Ils recensent les documents primaires de façon à faire connaître leur existence et à faciliter leur recherche
Ø Les produits élémentaires :
- les guides type « guide du lecteur »
- Les agendas de manifestations, agendas prévisionnels
- Bibliographies
- catalogues
- Liste d’acquisitions
- Revue/bulletin de sommaires
Ø Les produits élaborés :
Ils apportent une valeur ajoutée par rapport aux produits élémentaires car l’information est lue, traitée et ordonnée selon des critères choisis par le CDI.
- Index, répertoire
- Revue ou panorama de presse
- Dossier de presse
- Bulletin bibliographique thématique
- Le dossier documentaire est également un produit documentaire mais en voie de disparition avec l’informatisation des CDI, l’actualisation rapide des données.
Les services documentaires sont les premiers à être déterminés par le CDI, ils consistent en « un accueil clairement identifié, la consultation aisée des documents, l’aide à la recherche ou la circulation des documents ».
Ø Enjeux des services documentaires
- Documents en libre-accès ou accès indirect
- Diffusion spontanée de l’information
- La circulation des documents
- Le prêt : manuel ou informatisé, réservations, relances, réclamations, prêt entre bibliothèques
- Fourniture électronique de document, reproduction
Conclusion
Contrôle, feedback, évaluation à partir des statistiques de prêt
Récolement et inventaire pour que l’évaluation valide la politique documentaire
Désherbage
Adapter et mieux faire fonctionner la chaîne documentaire
Répondre au mieux à la demande des usagers
La chaîne documentaire reste la base de l’aspect gestion du métier même des évolutions notables liées au numérique et aux nouvelles technologies.
Bibliographie
ACCART, Jean-Philippe, RETHY, Marie-Pierre. Le métier de documentaliste. Paris : Ed. du Cercle de la librairie, 2003. ISBN 2-7654-0872-6
DUROY MAZIERE, Florence et al. Le livre bleu des enseignants-documentalistes. CRDP de l’académie d’Orléans-Tours, 2003. ISBN 2-86630-151-1
LAMIZET, Bernard, SILEM Ahmed. Dictionnaire encyclopédique des sciences de l’information et de la communication. Ellipses, 1997.
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